オンライン会議で気をつけること

COVID-19 (新型コロナウイルス) の影響でオンライン会議を使ったビジネスや授業の利用が活発化していると思います。自分自身がオンライン会議時に気をつけている点をメモしておきます。主に「発表者」側の視点で記載しています。

1.有線ネットワークを用意しておく¶

PC からオンライン会議へ参加する場合、デスクトップ PC / ノート PC に関わらず、出来るだけ「有線ネットワーク」でインターネット接続するのが推奨です。基本的に速度・安定性などの旨は無線ネットワークよりも有線ネットワークの方が勝ります。オンライン会議は「ネットワークが命」ですから、極力「有線ネットワークで参加する」ことを推奨します。

2.マイク・スピーカー・カメラなどのデバイスは事前に動作確認しておく¶

オンライン会議が開始してから「こちらの声が相手に聞こえない」「相手の声がこちらに聞こえない」「カメラが動作していない」ということがあると、本来は会議に費やすべき時間を浪費することになりかねません。その為、コミュニケーションツールごとのセルフテストや「誰かにテストへ協力して貰う」などして、マイク・スピーカー・カメラなどは事前に動作を確認しておきます。

カメラに関しては単に「映像が配信されていること」だけでなく、「逆光になっていないか？」「見やすい角度になっているか？」「不要なものが写り込んでいないか？」などにも注意します。

3.配信用ツールの動作を確認しておく¶

PowerPoint や Keynote など、プレゼンテーション用のソフトウェアを利用する場合は「想定した通りに画面共有出来ること」などを事前に確認しておきます。最近の macOS では画面共有を開始しようとした際に「OS のセキュリティ許可設定」が必要になる場合もありますので、予め許可しておくと本番がスムーズになります。

また、OBS Studio のようなソフトウェアを使って配信をカスタマイズする場合は、事前に設定をよく確認しておきます。バーチャル背景を利用する場合は撮影用の背景布があると好ましいです。

4.家族や同居人へ「オンライン会議中である」ことを事前に伝えておく¶

自宅からオンライン会議へ参加しており、且つ、自宅に家族などの同居人がいる場合は、予め「xx 時〜 xx 時まではオンライン会議中なので、入室しないで」と伝えておくと不測の事態を避けられます。

5.自分の発言時以外はミュートする¶

対面での会議以上に、オンライン会議では「声でのコミュニケーション」が重要です。しかしながら、不要な雑音が多いと声が聞こえづらくなってしまい、コミュニケーションが成立し辛くなってしまいます。そういった事態を避ける為、オンライン会議参加時は「常にミュート」を基本とし、「自身が発言する場合のみ、ミュートを解除」するようにします。

また、コミュニケーションツールによっては「参加者を強制的にミュート状態に出来るツール」「予め、発表者以外は強制ミュートに出来るツール」などもあります。これらの機能も活用し、コミュニケーションしやすい環境を作るのが重要です。

6.不要なアプリケーションを終了しておく¶

これは特に発表者側に言えることですが、出来るだけ「会議に不要なアプリケーションは事前に終了しておく」ことを推奨します。オンライン会議は「録画することが前提」になっているケースもままあると思いますが、例えば「パスワード情報を表示したエディタ」「個人情報を表示したアプリケーション」などが発表者の共有画面に写り込んでしまい、更には録画されてしまった… となると厄介です。こういった事態を避ける為にもオンライン会議の開始前に不要なアプリケーションは出来るだけ終了しておくことを推奨します。

7.通知を無効化しておく¶

画面を共有しての発表中に「家族や友人からの LINE 通知がポップアップした」となると、見栄えの良いものではありません。前項目の「発表者は不要なアプリケーションを終了しておく」でも多少避けられるかも知れませんが、できれば OS 設定で「通知を無効化する」などの設定をしておくとベターです。例えば macOS の場合は Macで通知を受信する/一時停止する/停止するなどを参考に、「おやすみモード」へ設定しておくと手軽に通知を停止出来ます。

8.必要なアプリケーションは起動しておく¶

前項の「発表者は不要なアプリケーションを終了しておく」と逆のテーマになりますが、オンライン会議が開始してから 下記の行為をしていると発表者・参加者、ともに時間の無駄です。

発表用資料を探す
発表用アプリケーションを起動する

スムーズに発表を進められるよう、「段取り八分、仕事ニ分」と思い、しっかり事前準備をしておくのが推奨です。

9.(必要に応じて) 録画を開始する¶

場合によっては「録画しておくことが前提」となっているオンライン会議もあると思います。こういった場合はオンライン会議開始後、忘れずに録画を開始します。また、必要であれば会議参加者へ下記もガイドしておきます。

(録画前に)「これから録画させて頂く」旨の同意を取る
録画を停止しないようにガイドする

10.受講者に回答させたり、グループワークを活用して参加意識を高める¶

ビジネスでのオンライン会議であれば対話性が高く (＝お互い発言する機会が多く)、「片方が居眠りしてしまう」ということは少ない… かも知れません。ですが、セミナーや授業では「時間の大部分を講師が話をしている」という状態になりがちだと思います。このように「講師が一方的に話し続ける」状態になればなるほど、受講者側は参加意識が低下してしまい、最悪、「会議に参加したままの状態で、別のことを始める」「離席する」といったケースも考えられます。こういった現象を軽減するには「定期的に受講者を氏名して回答させる」「グループワークを用意して参加意識を高める」といった工夫が必要です。

尚、オンライン会議でグループワークを実施させる場合は、利用しているコミュニケーションツールが「ブレイクアウトセッション機能」(会議中に、更にグループ単位での小会議を作成する機能) に対応しているか、確認しておく必要があります。また、ブレイクアウトセッション機能を利用する際は事前に「どういったグループ分けにするか？」を決定しておくと「いざ、グループワークを開始すべく、ブレイクアウトセッションを作成する際、グルーピング (チーム分け) のメンバー選定に時間がかかる」といった事態を避けられます。